Loopbaan klinkt nogal heftig en uitgestippeld, maar even een korte beschrijving van hoe ik van het begin bij Pax Christi Nederland terecht ben gekomen via IKV Pax Christi in de functie nu als office manager bij PAX. Korte schets
“Beginnen met zes zalen en afbouwen naar nul. Vijf Officemanagers verslijten en het
uiteindelijk zelf worden. Acht coördinatoren Zalencentrum. Negenenzestig oproepkrachten
Zalencentrum. Vele andere leuke en soms vervelende collega's. Van alleen brievenbus
post, naar één e-
Van Pax Christi op papier splitsen in stichting en vereniging tot samenwerken met
IKV in IKV Pax Christi in 2007: volgt 3e verbouwing, 3e Hoofd Communicatie, 3e keer
een nieuwe website vullen met content. Van 2 panden voor IKV Pax Christi naar intensief
verbouwen en naar buren uitbreiden van Godebaldkantoor in zomer 2013.
Januari 2014
een naamsverandering, nu zijn we kortweg PAX!!”
Het ‘hele verhaal’
18 november 1996
Ideale situtatie: men vraagt je om te solliciteren. Voor de zomer was ik ook benaderd, maar na het afronden en opruimen van het kantoor van het KBSR wat ophield te bestaan, was ik wel even aan rust toe. Walter die de baan van begeleiding van Office manager Birgit tijdens de verbouwing wel had aangenomen zwaaide af, dus nieuwe vacature. Ik begin als medewerker secretariaat en werk samen met Hanneke aan telefoon, receptie, zaalreserveringen en allerhande ander secretariaatswerk.
Voorjaar 2000
Tijdelijk enkele taken van Office manager waarnemen totdat deze vacature is vervuld.
Vanaf december 2000 niet langer in dienst bij Vereniging Pax Christi Nederland maar bij Stichting Pax Christi Projecten. Overigens een papieren verandering zonder merkbare effecten voor arbeidsvoorwaarden en werkzaamheden.
Najaar 2001 werd het allemaal even te veel en heb ik zo’n 6 weken thuis gezeten.
Vanaf januari 2003 ben ik naast mijn gewone werkzaamheden tevens bedrijfshulpverlener.
1 maart 2003
Op voorstel van Marlenne (P&O) en Sonia (Office) verandert mijn functieomschrijving van medewerker seceretariaat naar die van webmaster / applicatiebeheerder.
1 januari 2005
Een leuke constructie: hierarchisch val ik vanaf nu onder de afdeling Communicatie, maar “voor onderdelen van je werkzaamheden die onder het facilitaire bedrijf vallen, stem je af met de facilitaire manager”
Eind 2006 tijdelijk de rol van BHV coördinator tot een collega de juiste papieren heeft gehaald. Inmiddels al enkele jaren vanaf vertrek van die collega in 2007 weer BHV coördinator.
1 januari 2007
Het Samenwerkingsverband IKV Pax Christi gaat officieel van start en vanaf heden ben ik met behoud van functie in dienst bij IKV Pax Christi. (Hier op de site zie je de website die ik handmatig in HTML maakte voor de eerste maanden van 2007 tot dat de officiele site de lucht inging.)
Zoal wat losse punten:
Uitbreiding van aantal uren van 28 via 30 naar huidige 34 uur.
Van een ongeregeld rooster met hele dagen afgewisseld met later beginnen en tot zes uur doorwerken naar de regelmaat van (bijna) iedere dag van negen tot vijf uur.
Werken onder 4 verschillende office managers en dan nu zelf de afdeling functioneel aansturen in de functie van coördinator Office.
Samen werken op de afdeling met veel verschillende collega’s: Hanneke, Paula, Gery, Marijke, Marlies
Samen werken voor het zalencentrum met verschillende gastvrouwen, later coördinator Zalencentrum: Joke, Peter, José, Allard, Roselle, Kim, Medea en Irene tot sluiting zalen eind oktober 2006. Voor dat zalencentrum werkten in de 10 jaren van 1996 tot 2006 in totaal 74 verschillende oproepkrachten.
Invoering van e-
Vele verschillende software pakketten onder de knie krijgen:
- Wordperfect en Pegasus mail gingen al snel over in Office met Excel, Outlook, Powerpoint en Word, van 2003 inmiddels overgeschakeld naar 2007 en wie weet gaan we naar 2013 over.
- Van een specifiek door Didier geschreven programma naar Citadel Brilliant voor het vastleggen van alles rondom zaalreserveringen.
- De invoer van ELAN voor ons adressenbestand naar in 2008 de conversie van twee verschillende
ELAN bestanden (IKV en Pax Christi) naar 1 nieuw adressenbestand in Fundraising CRM.
De leverancier van dat pakket ging failliet dus vanaf februari 2014 zijn we over
op Cherry-
T Suite om klaar te zijn voor SEPA. - Assistance PSO voor boekhouding, projectenadministratie en urenregistratie gaat begin 2011 over in Inventive6. Van dat pakket gaan we september 2013 over naar versie 7 zodat ook deze software SEPA proof is.
- PSO software voor subsidie aanvragen bij PSO.
- Een HTML-
cursus bij Antenna en veel later werken met 3 verschillende Content Management Systemen voor bijhouden van de officiele websites. Dat zijn o.a. WebGenerator CMS (voor Pax Christi site en later IKV Pax Christi site en intranet) en Cobra CMS van Antenna (IKV site).
Inmiddels ben ik office manager en functioneel leidinggevende van een geweldig team van 5 mensen bestaande uit:
Angelique, Patricia en Sharon die afwisselend de receptie bemensen en rond lopen om Office taken uit te voeren.
Martin was onze parttime beheerder tot ziekte hem veldde. Tot eind juni 2013 hadden we in twee panden aan Godebaldkwartier in Hoog Catharijne en Korte Elisabethstraat in de binnenstad altijd wel wat aan kluswerk en onderhoud te doen. Nu hebben we Herman via de BIGA groep die 1 dag in de week klusjes uitvoert in het compleet vernieuwde Godebald pand.
Sinds augustus 2010 is het team uitgebreid met Cora, die als medewerker donateursadministratie de contacten met onze achterban onderhoudt. Inmiddels heeft zij afdeling weer verlaten, want Cora en haar CRM werk vallen nu geheel onder afdeling Communicatie.
Zelfs na een driedaagse cursus ‘open onderhandelen’ blijven doelstellings-
Begin 2011 hebben we het over zo’n 80 werkplekken in 2 verschillende panden. Met circa 70 vaste medewerkers en gemiddeld een dozijn stagiaires en vrijwilligers. Genoeg werk voor Office om het ‘huishouden’ goed draaiende te houden. Met zo veel mensen is het een kunst om te kunnen accepteren dat nooit iedereen geheel tevreden is en er altijd wel klachten komen, soms terecht, soms puur omdat je nu eenmaal niet aan ieders persoonlijke voorkeuren kan voldoen.
In de zomer van 2013 volgt verbetering in de situatie door dat we met alle medewerkers
een kantoor op één lokatie kunnen betrekken. Dan is de aandacht van Office minder
versnipperd en zijn we de gehele dag zelf in het pand aanwezig. Daarvoor was het
met één dagelijks rondje aan Elisabethstraat toch wat dweilen met de kraan open.
In enkele maanden is het pand geheel gestrip en daarna vanaf de bodem weer opgebouwd:
geen grijze muren meer, compleet vernieuwde elektrische installatie, dubbel glas,
moderne en 4-
Het betekent wel dat ik weer terug ben bij af: met mijn 3e interne verhuizing, nu simpel naar overzijde van de gang, ben ik weer terug op de kamer waar ik in 1996 ben begonnen. Toen deelde ik de kamer met directe collega Hanneke en nu (trouwens tot beider tevredenheid al vele jaren) met directiesecretaris Regina en hebben we een flexplek waar tot zijn pensioen zeer gewaardeerde collega Piet vaak zat.
Einde 2013 spraken we naast het standaard werk over twee projecten: op alle terreinen klaar zijn voor SEPA en dat betekent o.a. een nieuw CRM voor adressen. Verder de laatste voorbereidingen voor de naamsverandering van de organisatie in januari 2014!
In april 2014 zitten we in nasleep van overgang naar nieuw CRM, wennen aan mogelijkheden en onmogelijkheden van deze nieuwe software. Als dat echt loopt gaan we al weer kijken naar upgraden IT, meer integreren mobiele en vaste telefonie, gaan we nadenken over BYOD, voeren we waarschijnlijk FileSpace in (UNO versie van dropbox)
In 2016 opnieuw kijken naar de huisvesting aangezien we groei van 25% inschatten op de 100 medewerkers die er einde 2015 in dienst zijn. Dat betekent ook ICT goed onder de loep nemen en nog meer aandacht voor informatiebeveiliging.
Wordt vervolgd...
